Süreçlerin Yeniden Yapılandırılması
“En sıradan iş bile büyük başarılar getirme potansiyeline sahiptir.”     H.Jackson Brown Potansiyel müşterilerimize yaptığımız ziyaretlerde süreç yönetiminin uygulanması ile ilgili olarak bir çok sıkıntı ile karşılaştıklarını gözlemliyoruz: Süreç yönetiminin anlaşılmaması veya yanlış anlaşılması, Kroki şeklinde oluşturulmuş birkaç akış şeması, Bir standardın gereklerini karşılamak ve denetçiye göstermek için alel acele çizilmiş kutucuklar, Süreçlerin departman bazlı olarak çizilmesi, Süreçler arasındaki boşluk ve kopukluklar, Süreç performans kriterlerinin belirlenememesi, Kağıt üzerinde gösterilenlerle uygulamanın farklılık göstermesi, Değişikliklerin süreç tanımlarına yansımaması, Süreç yönetiminin sorumluluğunun yalnızca kalite bölümü üzerine yıkılması, Yukarıda sadece birkaçını dahil ettiğimiz bu liste aslında çok uzun. Bu sıkıntılar, kuruluşun süreç yönetimini etkili bir şekilde uygulamasını önlüyor. Sonuç olarak maliyetlerin yükselmesi, müşteri şikayetlerinin artışı, hata ve geçikmelerin çoğalması ve benzeri kuruluşun rekabet gücünü etkileyen sonuçlar ortaya çıkabiliyor. Bunun için süreçlerin yeniden gözden geçirilmeleri, kuruluşta süreç yönetimi yaklaşımının benimsetilmesi, süreç yönetimi ile ilgili olarak ortak dil kullanımının sağlanması, süreç yönetiminin üst yönetim tarafından sahiplenilmesi, kuruluşun yapısına ve pazara uygun bir şekilde süreç mimarisini yeniden oluşturmak, süreçler arası ilişkileri tanımlamak ve öncelikle kuruluşun vizyon ve stratejilerine uyumlu ve ilişkili bir yapı meydana getirmek gereklidir. ve Süreçlerin yeniden yapılandırılması çalışması bu sorunların giderilmesine yardımcı olur. Aynı zamanda oluşturulan süreç ve yönetim sisteminin tüm çalışanlara hızlı ve geri bildirim sağlabilecek bir ortam üzerinde erişim sağlanması gereklidir. Bu konuda uzman desteği ve danışmanlık almak istiyorsanız, biz deneyimli ve uzman danışmanlarımızla  etkin ve profesyonel bir destek vermeye hazırız. Süreçlerin Yeniden Yapılandırılması Danışmanlığı Kapsamı   Süreç yönetimi danışmanlığı kuruluşunuzun ihtiyaçlarına, yönetim kültürüne, büyüklüğüne, sektörüne, strateji ve hedeflerine ve bu konularda yapılmış olan çalışmaların türü ve cinsine bağlı olarak değişmektedir. Bu konuda ihtiyacın doğru olarak belirlenmesi, verilecek danışmanlık hizmetinin yararını da önemli ölçüde etkilemektedir. Bu nedenle kuruluşunuzun süreç yönetimi oluşturmaya yönelik danışmanlık ihtiyaçlarını belirlemek, çalışmanın kapsamını, proje planı ve ayrıntılarını belirlemek için ön değerlendirme çalışması yapılmaktadır. Her kuruluşta farklı olarak uygulanmakla birlikte süreçlerin yeniden yapılandırılması  proje kapsamı genel olarak aşağıdaki gibi sıralanabilir: Mevcut çalışma ve tanımlamaların incelenmesi Kuruluşun tüm işlerinin  ve süreçlerinin belirlenmesi Süreç haritalarının oluşturulması Süreçlerin tanımlanması ve dokümante edilmesi Süreç ve süreçler arası ilişkilerin belirlenmesi ve tanımlanması Süreç-Departman-Doküman-çalışan ilişkilerinin belirlenmesi Süreç sahiplerinin belirlenmesi Süreç analizi Süreç performans kriterlerinin belirlenmesi Süreçlerin ölçülmesi Süreçlerin iyileştirilmesi    Çalışma Yöntemi    Ön Değerlendirme    İhtiyaçlarınızı tam ve doğru olarak belirleyebilmek, kuruluşunuzun mevcut durumunu bir fotoğraf gibi çekebilmek için yapılan bir çalışmadır. Bu çalışma çalışanların bakış açısını, kuruluşun süreçlerini, kuvvetli ve zayıf yanları, geliştirilmesi gereken alanları, şirketin kültürünü, ve yapılması gereken çalışmaları ortaya koyar. Ön değerlendirme sonunda elde edilen bulgular değerlendirilerek proje hedefleri belirlenir, proje planı kesinleştirilerek uygulamaya sokulur.      Ayrıntılı Proje Planı   Süreç Yönetimi oluşturma ve iyileştirme danışmanlığı hizmeti ile ilgili olarak ön değerlendirmeden sonra ayrıntılı bir proje planı hazırlanır. Yapılacak faaliyetler, sorumlular, tarih ve kriterler ayrıntılı olarak bu planda yer alır. Proje boyunca bu plana uyularak belirtilen zamanda çalışmaların başarıyla tamamlanması sağlanır.      Süreç Geliştirme Ekibi    Kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak oluşturulan süreç geliştirme ekibi, ayrıntılı süreç haritalarının oluşturulmasında ve diğer iyileştirme çalışmalarında süreç sahipleri ve ilgili diğer çalışanlarla birlikte ilgili faaliyetlerin başarılı bir şekilde yürütülmesinden sorumludur. Üst Yönetim Bilgilendirme ve Workshop    Kuruluşunuzun durumuna göre üst yönetimin ve üst düzey yöneticilerin katıldığı bilgilendirme ve süreç haritası belirleme workshopu yapılır. Yönetim Sistemi için gereken Temel Süreçler belirlenecek ve devamında yapılacak olan Süreç Yönetimi çalışmalarının altyapısı hazırlanmış olacaktır. Bu çalışmada Süreç Yönetimi içinde yer alacak organizasyon şeması değerlendirilerek ve gözden geçirilecektir. Süreç sahipleri de bu toplantıda belirlenecektir. Uygulama Workshopları   Daha sonraki workshoplarda temel süreçlerin altında yer alan süreçler ve alt süreçler oluşturulur, bu süreçlerin oluşturulmasında üst yönetim workshop’unda belirlenmiş olan temel süreçler esas alınır. Bu workshoplar proje planını uygun olarak gerçekleştirilir. Gerektiği hallerde proje planı birlikte revize edilebilir. Süreç ve alt süreçlerle ilgili ayrıntılı çalışmalarda süreç sahibi ve konu ile ilgili çalışanların ve Süreç Geliştirme Ekibinin katılımı sağlanacaktır. Süreçlerin dokümanlar, organizasyon birimleri, yetki ve sorumluluklar, kişiler ve diğer süreçlerle ilişkileri belirlenir ve süreç yönetimi için kullanılan yazılıma aktarılarak tanımlanır.        Süreçlerin Kullanıcılarla Paylaşılması    Oluşturulan süreçlerin hayata geçirilebilmesinde için tüm kullanıcılarla anında-paylaşmak en önemli unsurlardan biridir. Zira süreçler belirlenmek ve klasörlerde saklanmak  için değil hayata geçirilmek için oluşturulmuşlardır. Sürecin tüm kullanıcıları özellikle kendileri ile ilgili olanları tam ve doğru olarak bilmek durumundadırlar. Bu nedenle süreçler uygun bir teknoloji kullanarak tam zamanında süreçlerle ilgili tüm güncel bilgiyi tüm kullanıcılara anında paylaşılmalıdır. Bu aynı zamanda işi doğrudan yapan kullanıcıların süreçlerle ilgili geri bildirim yapabilmelerine de olanak vermelidir. Kalite Sistem Danışmanlık olarak süreç yönetim teknolojisi olarak dünyada çok bilinen QPR ProcessGuide ve ilgili ürünleri kullanarak müşterilerimize süreçlerini yönetmede önemli katma değer sağlıyoruz.       Süreçlerin Ölçülmesi   Süreçlerin yönetilebilmesi için çalışma kriterlerinin, hedeflerinin belirlenmesi ve daha sonra bunların ölçülebilmesi gerekir. Süreçlerin iyileştirilmesinin temel aracı ise süreçlerin performanslarının ölçülmesidir. Ayrıca süreçlerin kuruluşun hedefleri ve stratejileri yönünde çalışması da önemlidir. Kuruluşunuzun strateji ve hedeflerine yönelik olarak süreç performans kriterleri belirlenir ve ölçülmesi için gerekli adımlar başlatılır. Kuruluşunuzun hedefleri ile süreçler arasında ilişki kurmak ve süreçleri dinamik olarak ölçmek istenirse QPR ScoreCard kullanılabilir.      Süreçlerle Yönetimin Sürdürülmesi   Süreç Yönetimini oluşturduktan sonra daha önemli konu süreç yönetiminin sürdürülmesi ve iyileştirilmesidir. Süreçlerle ilgili tüm akış, bilgi, doküman ve ilişkiler tüm kullanıcıların kolayca ulaşabileceği bir ortamda güncel ve doğru olarak bulunmalıdır. İşlerin yapılması ve müşteri beklentilerindeki değişime bağlı olarak süreç güncellenmeli ve anında kullanıma sunulmalıdır. Tüm uygulayıcılar ve süreç içinde yer alan süreç katılımcıları süreçlerle ilgili görüş ve düşüncelerini itecek bir ortam bularak süreç iyileştirilmesine katkıda bulunabilme olanağı bulabilmelidirler. Bütün bu olanakları sağlayan bir yazılım ve teknoloji olmaksızın süreç yönetimini sürdürmek ve beklenen yararları sağlamak çok zordur.
AYRINTILI BİLGİ İSTİYORUM