1947 yılına kadar süren sömürgecilik döneminde Hindistan’da lise öğrencilerine logaritma cetvellerini ezberletiyorlardı. Logaritma cetveli dediğimiz şey sayıların logaritma karşılıklarının gösterildiği ve sayfalarında yüzlerce rakamın yer aldığı kitapçıklar. Ezberlenmesi çok zor olan bu sayılarla uğraşarak öğrencilerin tüm enerjileri alınıp sıfırlanıyordu. Başka her türlü konuya ilgi göstermeleri böylece önleniyordu.
Hindistanda’ki öğrencilere logaritma cetvellerinin ezberletilmesi günümüzde bize çok komik gelebilir. Böyle bir durumu algılamakta zorluk çekebiliriz. Ancak, bugün birçok yerde durum aslında ondan çok farklı değil.
Kuruluşlarda logaritma ezberlemeye benzer şeyleri çok farklı şekilde yaşıyoruz. Çalışanlar veri ve enformasyon toplamak, onları kaydetmek, bir yerden bir yere aktarmak, saklamak, aramak ve bulmak için uğraşıp duruyorlar. Kuruluşta çok farklı yerlerde çok farklı insanlar aynı hesabı bilgisayardaki çalışma tablolarını kullanarak yapıyorlar. Ertesi günü aynı hesabı yeniden yapıyorlar, başkaları bir daha yapıyor. Aynı konu ile ilgili olarak farklı yerlerde birçok farklı sonuç bulunabiliyor. Bunların hangisinin esas alınacağı da önemli bir konu haline geliyor. Bir çok durumda kullanılan katsayılar değiştirilerek istenirse sonuçlar da çarpıtılabiliyor.
Birçok kuruluşta kalitenin, süreçlerin ve sistemin iyileştirilmesinden sorumlu kalite yöneticileri dokümanlarla boğuşuyor, dokümanların fotokopilerini çekiyor, üzerine güncel olduklarını belirleyen damgalar basıyor, imza karşılığı kullanıcılara dağıtıyor, yanlışlık olmuşsa veya revizyon gerekiyorsa bu dokümanların tümünü geri topluyor, bir daha hiç bakılmasa bile belki denetçi sorar diye bütün dokümanların tüm eski revizyonlarının birer kopyalarını saklıyor, arşiv süresini belirliyor, arşivde ömrünü tamamlayan dokümanları törenle imha ettikten sonra imha kayıtlarını da tam olarak tutuyor. Tüm dokümanlar, orijinalleri, hem kalite bölümünde hem de ilgili bölümlerde klasörlerde saklanıyor. Dokümanların dağıtım ve revizyon durumlarını gösteren listeler tutuluyor. Kuruluşun büyüklüğüne göre bütün bunları yapabilmek için ilave bir iki eleman da işin içine katılıyor.
Dokümanlar bütün yönetim sistemlerinin vazgeçilmez araçlarıdır. Ancak bir süre sonra bu araçlar kendiliğinden yönetim sisteminin amacı haline geliveriyor. Sistem filan unutulup tüm enerji dokümanlara odaklanabiliyor.
Logaritma cetvellerini ezberlemek ne kadar anlamlı ise, günümüzde de doküman yönetimini insanlara yaptırmak o kadar anlamlıdır. Logaritmayı bulabileceğiniz yerlerden kolaylıkla öğrenebileceğiniz gibi günümüz teknolojisini kullanarak doküman yönetimini de bilgisayarlara bırakabiliriz. Zira veri ve enformasyon insan beynine ihtiyaç duyulmadan bilgisayarlar tarafından oluşturulabilmekte ve işlenebilmektedir.
Veri ve enformasyon ile uğraşmak bilgisayara bırakıldığında, çalışanların “bilgi” üretebilmeleri için gerekli enerjileri tükenmediğinden gerçek işleri olan süreç geliştirme, düzeltici ve önleyici faaliyetlere, insan kaynaklarının geliştirilmesi gibi konulara vakit ayırabileceklerdir. Sadece insan beyni tarafından üretilebilen bilgiyi üretebilecek ve bu bilgiyi kuruluşta başkalarıyla paylaşarak “ortak aklın” oluşturulmasına kendisinden beklenen katkıyı vermiş olacaktır.
Sonuç olarak çalışanlar, doğru işlere zaman ayırabilmek için başka herhangi bir araçla yapılabilecek, insan beynini gerektirmeyecek hiçbir şey yapmamalıdır. Tüm bu işler başka sistemlerle çok kolay, hızlı, doğru ve ekonomik olarak yapılmalı ve insan kendine kalan zamanda beynini kullanarak bilgiyi üretmeli, paylaşmalı ve bu paylaşım sonucunda iş birliği ile alınan kararlar hayata geçirilmelidir. Ortak akıl oluşturulmalıdır.
Yüzyıllar önce politik amaçlı olarak ve baskıyla uygulanan logaritma yöntemi yerine bu gün kendi ellerimizle veri ve enformasyon bombardımanı ile beyinler sürmenaja uğratılmaktadır.
Hindistan sömürgeden kurtuldu, logaritmaların yerine nano teknoloji ve yazılımı koydu ama biz kafamızdaki kalıpları değiştiremediğimiz için hala verileri elle sayıyoruz.
Haşmet Fevzi Çakmak, CMC
Kalite Sistem Danışmanlık
CMC (Certified Management Consultant - Sertifikalı Yönetim Danışmanı), en üstün mesleki standartların varlığını ve mesleki etik yüklenimlere bağlılığı temsil eden uluslararası bir sertifikasyon işareti olup,
Türkiye'de, Yönetim Danışmanları Derneği tarafından verilmektedir.
