Yönetim Sistemlerinde Yazılım Kullanılması
Klasik Yöntem Yazılım Destekli Süreç Yönetimi Klasik Yöntemle Kalite Yönetim Sistemi Oluşturmak ve Sürdürmek Süreç Yönetimi Yazılımı Desteğiyle Yönetim Sistemi Oluşturmak, Sürdürmek ve Geliştirmek İki Yöntemin Karşılaştırılması
Klasik Yöntem Klasik yöntemde yönetim standardı ile ilgili eğitimler verildikten sonra bir proje planına göre sistem standartlarının dokümanları hazırlanır. Bu oldukça uzun ve yorucu bir aşamadır. Kalite El Kitabı, prosedürler, talimatlar, formlar, planlar ve destek dokümanlar hazırlanır. Genellikle doküman ağırlıklı bu çalışmalara odaklanılması süreç yönetimi yaklaşımına yeteri kadar önem ve zaman ayrılmasını engeller. Kuruluşun büyüklüğüne göre çok fazla sayıda doküman üretilir. Dokümanlar onaylanır ve tüm departman ve birimlere ya imza karşılığı kontrollü kopya olarak veya elektronik ortamda Outlook gibi bir araç kullanılarak veya ilgili bölümün klasörüne kopyalanarak dağıtılır. Dokümanların metin olarak dağıtılması, sayıca çok fazla olması ve özellikle hangi dokümanın hangi süreç ve işte kullanılacağının belirtilememesi kalite yönetim sisteminin etkinliğini önemli ölçüde azaltır. İşlerde, organizasyon yapısında ve dokümanlarda yapılacak değişiklikler o dokümanların tamamının toplanmasını, imha edilmesini, yeniden düzenlenip yeniden dağıtılmasını gerektirmektedir. Bu kalite yönetim bölümünde çalışanlar için önemli bir yüktür. Çoğunlukla yapılan çalışmalar, kalite yönetim sisteminin değişiklik gereklerini karşılayamaz. Bu durumda dokümanlar kalite yönetim sisteminin çalışma biçimini anlatacak güncelliği koruyamazlar. Tetkik dönemlerinde aradaki açığı kapatmak için geceli gündüzlü çalışmalar yapılması zorunluluğu ortaya çıkar.   Dokümanlara yönelik olarak yapılan bu çalışmalar yönetim sistemlerinin anlamsız doküman ve bürokrasi sistemi olarak algılanmasına neden olur. Halbuki ISO 9001:2000 ve diğer yönetim sistemleri kalite yönetim sisteminin gelişmesini ve iyileştirilmesini amaçlayan süreç yönetimi yaklaşımının kuruluşlarda uygulanması esasına göre düzenlenmişlerdir. Süreç yönetiminin ana amacı kuruluşun etkinliğinin ve verimliliğinin geliştirilmesidir. Dokümanların iyileştirilmesi değil.   Dokümanlarla yoğun bir şekilde boğuşan sistem yöneticileri, esas görevleri olan yönetim sistemlerini geliştirmek, süreçleri iyileştirmek, etkinliği ve verimliliği artırma konusundan uzaklaşmaktadırlar. Başa Dön
Yazılım Destekli Süreç Yönetimi Günümüzün hızla değişen iş yaşamında yönetim sistemlerinde de bilgisayar ve yazılımın kullanımı artık vazgeçilmez bir gerek halini almıştır. Yönetim sistemlerini kuruluşun süreçlerine göre yapılandırarak ve bu amaçla oluşturulmuş yazılımları kullanarak çok daha hızlı, güvenli ve kolaylıkla sürdürülebilir hale getirmek mümkündür.   Süreç yönetimi yazılımı kullanarak, tüm kuruluşun süreç haritaları, süreç akış şemaları oluşturulur. Bu oluşum esnasında yönetim sistemi içinde bulunan tüm unsurların organizasyon yapısı, süreçleri, çalışanları, görev tanımları ve dokümanlarla ilişkileri oluşturulur ve ilişkiler bir veri tabanında saklanır. Bu ilişkileri bozmadan kolaylıkla değişiklik yapılabileceği için yönetim sistemi ne kadar hızlı değişirse değişsin değişiklikleri yapmak dakikalarla ifade edilebilen çok kısa sürelerde gerçekleşir.    Zorunlu olmayan prosedürler süreç haline getirilebilir, birçok doküman süreç adımlarında tanımlara yerleştirilerek sistemin içine yedirilir. Bu artık ayrı bir doküman değil sistemin bir parçasıdır. Tüm bunlar doküman sayısını önemli ölçüde azaltır. Doküman ve değişikliklerin sadece yetkili kullanıcılar tarafından yapılması ve diğer kullanıcıların teknik olarak bunu yapamamaları nedeniyle dokümanların güncelliği güvence altındadır. Zira kullanıcılar sadece güncel dokümanlara ulaşabilmekte ve onları kullanabilmektedir. Ayrıca her süreç adımında kullanılacak dokümanlar belirlendiği için iş esnasında hangi dokümanın gerektiği de çok net olarak bilinmekte ve yeni çalışanlar dahi bunları rahatlıkla kullanabilmektedirler. Dokümanların dağıtılması gibi bir gereksinim yoktur. Klasik yöntem ve süreç yönetimi yazılımına ilişkin genel değerlendirmeler aşağıda belirtilmiştir. Başa Dön
Klasik Yöntemle Kalite Yönetim Sistemi Oluşturmak ve Sürdürmek   Kurulma Süresi ve Zorluğu  Kalite Yönetim Sisteminin kurulması çok uzun zaman alır, çok yoğun uğraşı gerektirir. Kalite Yönetimi ile ilgili yetkililerin işlerinin büyük bir çoğunluğu dokümanlarla boğuşmaktır. Kalite Yönetimi ile ilgili yetkililer dokümanla uğraşmaktan asıl işi olan sistemi iyileştirmeye vakit bulamaz.
Doküman yönetimi  Yönetim standardının gerektirdiği tüm dokümanlar ( Kalite El Kitabı, Prosedürler, Talimatlar, Formlar, Harici dokümanlar vb.) kağıt ortamında veya kısmen bilgisayar ortamında tutulur. Hangi dokümanın nerede kullanılacağının ifade edilmesi zordur. Dokümanların anlaşılabilirliği azdır. Dokümanlar, uygulanan işleri tek başlarına anlatamaz. Dokümanlar basılır, imza karşılığı dağıtılır. Giderek biriken dokümanlar klasörleri şişirirken dokümanların kullanımı azalır.
Revizyon Yapma  Dokümanlar ve süreçler üzerinde değişiklik yapmak zaman alır.
Dokümanların Dağıtımı Dokümanlar değiştiğinde hepsi yeniden toplanır, yeniden basılır, fotokopi çekilir, imza karşılığında dağıtılır.
Süreç Yönetiminin Uygulanması Dokümanların yoğun olduğu doküman odaklı bir sistemle süreç yönetimini uygulamak ve süreç yönetiminin nimetlerinden yararlanmak zordur. Süreçler elle çizilir. Süreç Haritaları oluşturmak zordur, süreçlerin birbiriyle ilişkisi kolay anlaşılmaz. Sistemde günün şartları nedeniyle yaşanan değişiklikler dokümanlara zamanında yansıtılamaz.
Çalışanlar Çalışanların çoğu Kalite Yönetim Sistemini dokümantasyon ve bürokrasi olarak algılar. Dokümanları genellikle kimse okumaz. Aranan dokümanı bulmak zordur, yeni personel hangi dokümana bakacağını bilemez. Çalışanlar dokümanları anlamada ve izlemede zorlandıkları için sistemi benimsemede zorluk çekerler. Çalışanların mevcut süreçlerin tümünü algılamaları zordur, bu nedenle tüm süreçler içinde kendilerine düşen işleri algılamakta zorlanırlar. Çalışanların yapılan işlere ve süreçlere yönelik fikirlerini elde etmek ve sisteme uyarlamak zordur. Çalışanların sistemin kurulması ve sürdürülmesinde gönüllü katılımını sağlamak zordur.
Farklı Yönetim Sistemleri ISO 9001:2000 kalite yönetim sisteminin dışındaki 14001, 18001, ISO/TS 16949 ve HACCP gibi yönetim sistemleri için de dokümanlar oluşturulur. Ortak dokümanları oluşturmak ve entegrasyon yapmak zordur.
Sistemin Sürdürülmesi Sistemin sürdürülmesi zordur. Başa Dön
Süreç Yönetimi Yazılımı Desteğiyle Yönetim Sistemi Oluşturmak, Sürdürmek ve Geliştirmek   Kurulma Süresi ve Zorluğu  Süreç yönetimi ve yazılımı uygulamak çok daha kolaydır ve yönetim sistemini oluşturma zamanını önemli ölçüde azaltır.
Doküman Yönetimi  Doküman kontrolü disiplini ( onay, revizyon, dağıtım ) en az çaba gerektirecek şekilde sağlanır. Ortalıkta dolaşan kâğıtlar azalır, dokümanların çoğu bilgisayar ortamında tutulur. Dokümanlara ulaşma süresi saniyeler mertebesindedir. Arama motoru yardımıyla sistem içindeki tüm dokümanlar ve sistemle ilgili her unsur (organizasyon birimleri, kişiler, süreç adımları, görevler) kolaylıkla bulunabilir ve erişilebilir.
Revizyon Yapma  Sistemde günün şartları nedeniyle yaşanan değişiklik dokümanlara zamanında yansıtılır. Dokümanlar üzerinde değişiklik yapmak kolaydır.
Dokümanların Dağıtımı  Doküman dağıtımı imza ve dağıtım listelerinin tutulmasını gerektirmeden anında yapılır. Tüm çalışanlar değişiklikleri anında görebilir.
Süreç Yönetiminin Uygulanması  Doküman odaklı sistemden süreç odaklı sisteme geçiş sağlanır. Süreçler en üst seviyeden en alt detaya kadar, kolay anlaşılır, güncel, görsel olarak yaşayan bir düzende tanımlanır. Süreçlerin performansını yönetmeyi ve iyileştirmeyi zorlaştıran duvarlar ortadan kalkar. Katma değer yaratmayan süreçler kolaylıkla azaltılır veya elenir. Birden fazla bölümü ilgilendiren süreçlerin tanımlanması, izlenmesi ve değerlendirilmesi kolaydır. Parçalanmış, bölünmüş, tanımlanmamış ve kolayca fark edilmeyen süreçlerin yönetilmesini sağlar. Sürecin kapsamı, sorumluları, performans kriterleri, dokümanları, diğer süreçlerle ilişkisi hızlı ve kolay tanımlanır.
Çalışanlar  Süreçlerin anlaşılması, en iyi sürecin tanımlanması, süreç iyileştirmelerinin sürekli kılınması ve bu uygulamalara çalışanların dahil edilmesine olanak yaratılır. Çalışanlar süreç şeması içinde kendi süreçlerini aramakla vakit kaybetmezler. Organizasyondaki her kişinin resmin bütünündeki önemini fark etmesi, kendi rolünü anlaması, sahiplenmesi ve sürdürmesi sağlanır. Yeni personel organizasyon içindeki yerini ve kendisinden ne beklendiğini anlamakta zorluk çekmez. Her çalışan için ihtiyaç noktasında güncel bilgiye ulaşmak kolaydır. İşi yapmak için gerekli tüm destek bilgiye ( form, prosedür) anında ulaşılır. Çalışanların katılımı az kaynak kullanımıyla ve etkin bir şekilde gerçekleştirilir. Sistemin paylaşılması, görüşlere açılması ve ortak fikirlerin yaratılması sağlanır.
Farklı Yönetim Sistemleri Dokümanlar ortak kullanılabildiği için sistemi çok şişirmeden farklı yönetim sistemlerini oluşturmak ve entegrasyonunu sağlamak kolaydır. Sistemdeki değişiklikleri çok az bir çalışma ile dokümantasyona yansıtmak mümkün olduğu için sistemin sürdürülmesi için gereken çaba çok azdır. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yetkililer dokümanlarla boğuşmadığından sistemi iyileştirmek için çalışırlar.  Başa Dön
İki Yöntemin Karşılaştırılması
KRİTER KLASİK YÖNTEM YAZILIM DESTEKLİ SÜREÇ YÖNETİMİ SÜRE UZUN KISA İLK YATIRIM  MALİYETİ DÜŞÜK ORTA ANLAMAK VE SÜRDÜRMEK ZOR KOLAY KATILIM AZ ÇOK MOTİVASYON AZ ÇOK GERİ BİLDİRİM AZ ÇOK DOKÜMAN OLUŞTURMA ZOR KOLAY DOKÜMAN REVİZYONU ZOR KOLAY DOKÜMAN DAĞITIMI ÇOK AZ BÜROKRASİ ÇOK AZ SÜREÇ YÖNETİMİ ZOR KOLAY SÜREÇ İYİLEŞTİRME ZOR KOLAY SİSTEMİ İYİLEŞTİRME AZ ÇOK YÖN. SİS. ENTEGRASYONU ZOR KOLAY ETKİNLİK AZ ÇOK VERİMLİLİK AZ ÇOK
Başa Dön
AYRINTILI BİLGİ İSTİYORUM
Süreç Yönetimi
Süreç Analizi
Süreç İyileştirme
Bilgi & Yazı