Değişim kelimesi artık günlük kullandığımız kelimelerden daha fazla yaşamımızda yer almaya başladı. Değişim fırsatlarla birlikte ciddi tehditleri de içinde barındırıyor. Fırsatları paylaşacak çok sayıda rakip olmasına karşılık tehditler maalesef sizi tek başınıza bırakıyor. Değişime ayak uyduramayan birçok kuruluş kapanma noktalarına yaklaşıyor. İnternet ve haberleşmenin gelişmesi, rakiplerin artması, müşteri talep beklentilerinin yükselişi, fiyatların durmaksızın gerilemesi değişimin sonuçlarından sadece bir kaçı.

 

Geçmişte bizi başarıya götüren stratejiler, iş yapma biçimleri artık geçerliliğini yitirmiş durumda. Eski yöntemleri iyileştirmeye çalışmak çok fazla sonuç vereceğe benzemiyor. Bunun yerine oturup Dünya’nın geliştirdiği yeni yöntemleri alıp uygulamaya koymak zaman kaybını da önleyecek gibi gözüküyor. Yani eskisini tamir etmek yerine yenisini edinmek daha az riskli.

 

 

Strateji   

Strateji oluşturabilmek için doğru ve hızlı bilgi temin etmek için sürdürülebilir bir sistem oluşturmak.

Değişen koşullara ayak uydurabilecek, sizi istediğiniz yere ulaştırabilecek stratejiler geliştirmek,

Bu stratejileri çalışanlarla paylaşarak uygulamaya sokmak ve stratejiyi günlük hayatın bir parçası haline dönüştürmek.

Müşterinin bizi nasıl algıladığını sürekli olarak izlemek

 

Süreçlerinizi gözden geçirerek yeniden yapılandırmak

Katma değer yaratmayan süreç adımlarını temizlemek

Değişen koşullara uygun olarak süreçlerimizi sürekli olarak geliştirmek

Süreçlerin etkinliğini ve verimliliğini izlemek

 

Çalışanlar

Çalışanların stratejiyi anlamalarını sağlamak.

Çalışanların kendilerinden ne beklendiğini açıkça ortaya koymak

Çalışanlara somut hedefler vermek ve bunları izlemek

Çalışanların yetkinliklerini ve motivasyonlarını artırmak.

Yenilikçiliğe uygun bir ortam oluşturmak 

 

Bilinen şeyleri yeniden keşfetmenin gereği yok. Dünyada gelişime ayak uydurma başarısı gösteren firmaların yönetim biçimi incelendiğinde aşağıdaki ana unsurları içeren yönetim tekniklerinin kullanıldığı görülmektedir:

 

 

 

Stratejiler belirlendikten ve tüm çalışanların bu yöne yönlenmesi sağlandıktan sonra artık sıra süreçlerin de bu amaca uygun hale getirilmesi gerekir. Müşteri istekleri daha doğru algılanmalı, daha etkin yöntemlerle tanıtım ve pazarlama yapılmalı, müşteri şikâyetleri zamanında sonuçlandırılmalı, ürün ve hizmetler daha kısa sürede ve hatasız üretilmeli, maliyet etkin biçimde kontrol altında tutulmalı, tedarikçi yönetimi geliştirilmeli, çalışan memnuniyeti geliştirilmelidir. Kısacası artık işlerinizin yani süreçlerinizin daha iyi çalışması ve sürekli olarak daha iyi hale getirilmesi kaçınılmaz bir zorunluluk haline gelmiştir. Bir başka deyişle etkin süreç yönetimi artık kesin bir zorunluluktur.

 

 

Stratejiyi çalışanlara aktarabilmek, ve sonuçları entegre bir şekilde herkesin paylaşabileceği bir yapı oluşturmak üzere kullanılan Balanced Scorecard gibi yeni yöntemleri uygulamak. Balanced Scorecard, kuruluşun misyonu, vizyonu ve varmak istediği hedeflerle ilişkili olarak strateji haritaları hazırlanmakta, bu strateji haritaları kuruluş karneleri haline getirilmektedir. Bu karnelerde hedefe varmak için gereken bütün önemli kriterler yer almaktadır. Finansal sonuçlar, Müşterinin algılama biçimi, iş süreçleri ve Öğrenme ve çalışanlar arasında stratejik ilişkiler kurulmakta ve izlenmektedir.  Kuruluşun varlığını sürdürebilmesi ve hedefine ulaşabilmesi için önemli tüm kriterler izlendiği ve paylaşıldığı için kuruluş dışında ve kuruluş içinde oluşan tüm değişiklikler zamanında fark edilebilmekte ve gerekli önlemler alınabilmektedir. Karneler departman, bölüm ve gerekirse bireysel karneler halinde yayılarak tüm bölüm ve kişilere strateji ile uyumlu hedefler verilmiş ve sürekli olarak izlenmiş olur.

 

 

Strateji hedefleri ve süreç yönetimini kâğıt üzerinde yapmak tek başına etkili bir yöntem değildir. Kuruluşun hedefleri ve iş yapma biçimlerini çalışanlara anlatmadan başarıya ulaşmak çok zordur.  Belirlenmiş strateji unsurlarını, hedefleri, geliştirilen süreçleri, performans bilgilerini her seviyede tüm çalışanlarla hızlı ve doğru biçimde paylaşmak, onların geri bildirim ve düşüncelerini de işin içine katarak katılımcı bir yönetim modeli oluşturmak dünyadaki kuruluşların değişim karşısında başarılı olmak için kullandıkları yöntemdir.

 

Bu yöntemde kurumsal performans, süreç performansı, geri bildirim yönetimi, proje ve düzeltici faaliyet yönetimi, doküman paylaşımı ve performans uyarı sistemi kullanılarak tüm çalışmaların aynı doğrultuda yapılması, izlenmesi ve zamanında alınan önlemlerle rotadan sapmaların düzeltilmesi sağlanmaktadır.

 

Katılımcı yönetimde tüm bilgilerin toplanması, yorumlanması, düzenlenmesi ve tüm seviyelerde anında paylaşılması ancak uygun yazılım ve teknolojinin kullanılması ile mümkün olmaktadır.

 

 

Strateji oluşturabilmek için dış ve iç dünyada oluşan binlerce verinin toplanması, sınıflandırılması ve çalışanların kullanabileceği bir yapıya dönüşmesi gerekir. Ayrıca bu bilgi çok hızlı olarak elde edilmeli, istenen her seviyede anında paylaşılabilmeli ve çalışanların değer yargılarını ve bilgilerini ekleyerek bilgi haline dönüşmelidir. Veri ve enformasyon mutlaka bilgisayarlar yardımıyla otomatik olarak elde edilmelidir. Bu veriler elle toplanır ve çalışanlar tarafından tekrar tekrar bir yerlere aktarılırsa hem çok pahalı hem de geç kalmış bayat bilgi haline dönüşür.  Ayrıca veriler geçmiş ve tamamlanmış dönemlere ait dönemsel raporlar halinde sunuluyorsa, sözü edilen o dönem için artık yapılacak bir şey kalmamıştır. Arabanın benzini bittiyse bitmiştir. Testi kırıldıysa kırılmıştır. Bu bilgiyi yeniden görmemizin fazla yararı olmaz. Ancak bilişim teknolojisi kullanarak gerçek zamana yakın verileri kapsayan değerler elde edebiliyorsak bu bize zamanında önlem alma ve stratejilerimizi uygulama olanağı sunar. Dünyadaki şirketler bilişimi, yönetimin her alanında kullanmaktadırlar. Yönetim yazılımlarının kullanımı arttıkça maliyetleri de giderek azalmaktadır.

 

 

Kuruluş içinde Balanced Scorecard , süreç yönetimi ve katılımcı yönetim tekniklerinin tek başına kullanımı gerekli ancak yeterli değildir. Başarıyı garantileyen tüm unsurları bir araya toplayabilen, benimsenme ve katılımı sağlayan, motivasyon ve coşku uyandıran etkili bir liderliğe gerek vardır.

Lider hedef gösteren ve bu hedefe ulaşmak için ekibinde coşku ve istek uyandıran kişidir. Yukarıda saydığımız yöntemler liderin hedef göstermek için kullandığı araçlardır. Ancak coşku ve istek için liderin insan özellikleri hakkında bilgi sahibi olması, ekibini tanıması, arkadaşlık ve ekip ruhunu sürdürmesi, örnek olması, yeni liderler geliştirmesi ve bu alanlarda kendini geliştirmesi gerekmektedir.

 

Özetle, kendi stratejilerini belirleyebilen, bunları her seviyede çalışanlara aktarabilen, sonuçları ve sorunları hızla görebilen, süreç yönetimi ile daha hızlı ve verimli çalışabilen, katılımcı bir yapı sayesinde çalışanlarının deneyim ve bilgilerinden yararlanılabilen, her seviyede liderlerle donatılmış ve teknolojinin tüm olanaklarını etkin bir biçimde kullanabilen bir kuruluş bugün için değişime ayak uydurabilme şansına sahip olabilir. Yarın beraberinde kendi yöntemlerini de getirecektir.

 

Haşmet Fevzi Çakmak

Genel Müdür

Kalite Sistem Danışmanlık